Die monatlichen Ausgaben für einen geleasten Kopierer bestehen meist nicht nur aus der Leasingrate. Hinzu kommen je nach Vertrag Seitenpreise, Serviceleistungen, Verbrauchsmaterial, Zusatzmodule und einmalige Bereitstellungskosten. Eine belastbare Monatszahl erhältst du erst, wenn du die feste Rate und die vom tatsächlichen Druckvolumen abhängigen Beträge getrennt berechnest.
Fordere für Farb- und Schwarzweißseiten jeweils eigene Werte an und kläre, welche Leistungen darin enthalten sind. Ein niedriger Grundpreis kann bei vielen Farbkopien teurer werden als ein höherer Tarif mit passenden Freiseiten oder günstigeren Klickpreisen.
Aus diesen Positionen setzt sich die Monatsbelastung zusammen
Die Leasingrate finanziert in erster Linie die Nutzung des Kopierers beziehungsweise Multifunktionsgeräts während der vereinbarten Laufzeit. Sie sagt allein wenig über die gesamten Betriebskosten aus. Für einen vollständigen Vergleich gehören die folgenden Positionen auf dieselbe Abrechnungsebene:
- monatliche Leasingrate für das Gerät und fest vereinbarte Zusatzmodule,
- Grundgebühr eines Wartungs- oder Seitenpreisvertrags,
- Kosten je Schwarzweiß- und Farbseite außerhalb enthaltener Kontingente,
- Verbrauchsmaterialien, soweit sie nicht im Servicevertrag enthalten sind,
- Versicherung oder Geräteschutz, falls vorgeschrieben oder gewünscht,
- Softwarelizenzen für Funktionen wie Benutzerauthentifizierung oder Scan-Workflows,
- anteilige Kosten für Lieferung, Aufstellung, Einrichtung und spätere Rückgabe,
- Papier und Strom, die häufig außerhalb des Leasing- und Servicevertrags liegen.
Bei den Verbrauchsmaterialien ist die Leistungsbeschreibung entscheidend. Toner kann eingeschlossen sein, während Papier, Heftklammern oder andere Verbrauchsteile separat bezahlt werden. Auch Verschleißteile und Technikerfahrten müssen nicht automatisch vollständig abgedeckt sein. Formulierungen wie Vollservice sind ohne die zugehörige Leistungsbeschreibung nicht aussagekräftig genug.
Die Monatskosten mit dem eigenen Seitenvolumen berechnen
Für die Kalkulation brauchst du den durchschnittlichen monatlichen Zählerstandszuwachs, getrennt nach Schwarzweiß und Farbe. Verwende möglichst mehrere typische Monate. Ein einzelner ruhiger Monat unterschätzt den Bedarf, während eine außergewöhnliche Versand- oder Abrechnungsphase ihn überschätzen kann.
Eine geeignete Formel lautet:
Monatskosten = feste Monatsbeträge + ((Schwarzweißseiten − enthaltene Schwarzweißseiten) × Schwarzweißpreis) + ((Farbseiten − enthaltene Farbseiten) × Farbpreis) + sonstige variable Monatskosten
Negative Seitenmengen werden dabei mit null angesetzt. Enthält der Vertrag beispielsweise mehr Freiseiten, als du in einem Monat nutzt, entsteht aus diesem Teil der Formel kein Guthaben, sofern der Vertrag keine Übertragung vorsieht.
Vollständiges Rechenbeispiel mit neutralen Beispielwerten
Die folgenden Zahlen sind reine Rechenwerte und keine Marktpreise. Setze für einen Angebotsvergleich die Werte aus dem jeweiligen Vertragsblatt ein:
- Leasingrate: 120 Euro pro Monat
- Servicegrundgebühr: 25 Euro pro Monat
- Schwarzweißvolumen: 4.000 Seiten pro Monat
- davon enthalten: 2.000 Seiten
- Beispielpreis je zusätzlicher Schwarzweißseite: 0,01 Euro
- Farbvolumen: 600 Seiten pro Monat
- davon enthalten: 200 Seiten
- Beispielpreis je zusätzlicher Farbseite: 0,08 Euro
- weitere feste Softwarekosten: 10 Euro pro Monat
Die Rechnung lautet:
120 Euro + 25 Euro + ((4.000 − 2.000) Seiten × 0,01 Euro je Seite) + ((600 − 200) Seiten × 0,08 Euro je Seite) + 10 Euro = 207 Euro pro Monat.
Der Zahlencheck passt: Die zusätzlichen Schwarzweißseiten kosten 20 Euro, die zusätzlichen Farbseiten 32 Euro. Zusammen mit 155 Euro festen Monatsbeträgen ergeben sich 207 Euro. Umsatzsteuer ist in dieser Beispielrechnung nicht gesondert behandelt; vergleiche Angebote nur auf derselben Netto- oder Bruttobasis.
Einmalige Beträge fair auf die Laufzeit verteilen
Lieferung, Aufstellung, Netzwerkeinrichtung, Einweisung oder Rücktransport können separat berechnet werden. Damit ein Angebot mit kostenloser Bereitstellung und ein Angebot mit niedrigerer Monatsrate vergleichbar werden, verteilst du solche Beträge rechnerisch auf die feste Vertragslaufzeit.
Die Formel dafür lautet:
Effektive Monatsbelastung = laufende Monatskosten + (Summe der einmaligen Kosten ÷ Anzahl der Vertragsmonate)
Angenommen, die einmaligen Kosten betragen zusammen 720 Euro und die vereinbarte Laufzeit umfasst 48 Monate. Dann gilt:
207 Euro + (720 Euro ÷ 48 Monate) = 222 Euro pro Monat.
Der monatliche Vergleichswert steigt somit um 15 Euro. Eine mögliche Kaufoption oder Abschlusszahlung gehört ebenfalls in die Gesamtrechnung, wenn du bereits planst, sie wahrzunehmen. Ist die Übernahme am Vertragsende nicht verbindlich geregelt, sollte sie nicht als sicherer Bestandteil der Kalkulation behandelt werden.
Seitenpreisvertrag und reine Geräteleasingrate auseinanderhalten
Beim reinen Geräteleasing zahlst du für die Nutzung des Kopierers. Wartung, Toner und Reparaturen können daneben über separate Verträge oder Einzelrechnungen laufen. Ein Seitenpreisvertrag bündelt dagegen bestimmte Leistungen in einer Grundgebühr, einem Preis je gezählter Seite oder einer Kombination aus Kontingent und Mehrseitenpreis.
Für die Entscheidung sind drei Vertragsmodelle besonders relevant:
- Nur Leasingrate: leicht erkennbare Gerätekosten, aber schwankende Ausgaben für Toner, Wartung und Reparaturen.
- Leasing plus Mindestkontingent: besser planbar, sofern das vereinbarte Seitenvolumen regelmäßig genutzt wird. Nicht verbrauchte Seiten können je nach Vertrag verfallen.
- Leasing plus tatsächlicher Seitenabrechnung: bei schwankender Nutzung flexibel, jedoch abhängig von Zählerständen und getrennten Preisen für Farbe und Schwarzweiß.
Ein Tarif mit vielen eingeschlossenen Seiten passt nur, wenn das Büro dieses Volumen annähernd erreicht. Liegt der Verbrauch dauerhaft deutlich darunter, bezahlst du ungenutzte Kapazität. Überschreitest du das Kontingent häufig, werden die Preise für Mehrseiten zum entscheidenden Kostenfaktor.
Welche Zählerstände tatsächlich abgerechnet werden
Multifunktionsgeräte führen üblicherweise Seitenzähler, die je nach Gerät und Vertrag zwischen Schwarzweiß, Farbe und weiteren Ausgabearten unterscheiden können. Für die Kostenplanung zählt nicht die Anzahl der Druckaufträge, sondern die vertraglich definierte Zählweise. Ein mehrseitiges Dokument erzeugt entsprechend mehrere Zählerseiten.
Kläre vor der Unterschrift folgende Punkte:
- Werden A3-Seiten wie eine A4-Seite oder mit einem Faktor gezählt?
- Zählt eine Farbseite bereits dann als Farbe, wenn sie nur ein kleines farbiges Element enthält?
- Werden Kopien und Ausdrucke identisch abgerechnet?
- Wie werden fehlerhafte, abgebrochene oder bei einer Wartung erzeugte Seiten behandelt?
- Werden nicht genutzte Freiseiten in den nächsten Monat übertragen?
- Wie wird der Zählerstand übermittelt und in welchem Rhythmus erfolgt die Abrechnung?
Dokumentiere die Geräte- und Seitenzähler bei Übernahme sowie bei Rückgabe. So lässt sich nachvollziehen, welches Volumen in deiner Nutzungszeit entstanden ist. Bei mehreren Zählerarten sollten ihre Bezeichnungen im Übergabeprotokoll genauso erscheinen wie am Gerät oder auf dessen Zählerbericht.
Farbvolumen, Ausstattung und Service treiben den Preis
Die Zahl der Farbseiten beeinflusst die variablen Kosten häufig stärker als dieselbe Menge an Schwarzweißseiten. Für eine realistische Planung reicht es daher nicht, nur das gesamte Druckvolumen zu kennen. Prüfe Rechnungen oder Zählerberichte und ermittle den tatsächlichen Farbanteil.
Auch die Gerätekonfiguration verändert die feste Rate. Zusätzliche Papierkassetten, ein leistungsfähiger Dokumenteneinzug, eine Heft- oder Sortiereinheit und besondere Scan- oder Sicherheitsfunktionen können Bestandteil des finanzierten Pakets sein. Wähle solche Module nach dem Arbeitsablauf und nicht vorsorglich, wenn sie voraussichtlich ungenutzt bleiben.
Beim Serviceumfang sollte der Vertrag erkennen lassen, welche Arbeitszeit, Anfahrt und Ersatzteile enthalten sind. Ebenso wichtig sind Ausschlüsse, Meldewege und vereinbarte Reaktionsbedingungen. Ein knapp kalkulierter Servicevertrag hilft wenig, wenn häufig benötigte Leistungen separat berechnet werden.
Zwei Angebote in derselben Reihenfolge prüfen
Ein belastbarer Vergleich beginnt nicht bei der beworbenen Monatsrate, sondern bei identisch berechneten Gesamtkosten. Arbeite beide Angebote mit demselben Seitenvolumen und demselben Zeitraum durch:
- Notiere Laufzeit, Leasingrate und alle verpflichtenden Grundgebühren.
- Setze für beide Angebote dieselbe Zahl an Schwarzweiß- und Farbseiten ein.
- Ziehe nur die jeweils tatsächlich enthaltenen Seiten ab und berechne die Mehrseiten.
- Ergänze nicht eingeschlossene Verbrauchsmaterialien, Software und Servicepositionen.
- Verteile einmalige Bereitstellungs- und Rückgabekosten auf die Vertragsmonate.
- Prüfe mögliche Preisänderungsklauseln, Mindestabnahmen und Bedingungen für eine Vertragsverlängerung.
- Vergleiche zusätzlich, was bei vorzeitiger Beendigung, Geräteausfall und Rückgabe verlangt wird.
Rechne neben dem Durchschnitt auch einen starken Monat durch. Steigt die Belastung bei höherem Farb- oder Seitenvolumen sprunghaft, ist das Angebot weniger planbar. Bei saisonalen Schwankungen kann außerdem die Frage wichtig sein, ob Kontingente monatlich, quartalsweise oder über einen anderen Abrechnungszeitraum betrachtet werden.
Der brauchbare Monatswert ist eine Vollkostenrechnung
Für die Budgetplanung zählt die Summe aus Rate, Service, realistischem Seitenverbrauch und anteiligen Einmalkosten. Lass dir zu jedem Angebot ein Preisblatt geben, in dem Farb- und Schwarzweißseiten, enthaltene Leistungen, Zählweise und Laufzeit eindeutig getrennt sind. Mit den eigenen Zählerdaten eingesetzt zeigt die Rechnung, welches Vertragsmodell zum tatsächlichen Kopier- und Druckvolumen passt.
Passende Ratgeber
