Für die Verbindung zwischen Scanner und Dokumentenmanagementsystem ist meist eine Capture-Software zuständig. Sie übernimmt den Scan, verbessert das Bild, erkennt Text und Dokumenttypen, erfasst Metadaten und übergibt die Datei an das DMS. Die sinnvollste Lösung hängt vor allem davon ab, ob einzelne Arbeitsplätze, ein Multifunktionsdrucker oder eine zentrale Poststelle eingebunden werden sollen. Ein direkter DMS-Scanclient ist für überschaubare Abläufe oft ausreichend; bei vielen Dokumentarten und automatischer Klassifizierung ist eine eigenständige Capture-Plattform geeigneter.
Vor der Auswahl muss feststehen, über welchen Weg das DMS Dokumente annimmt. Verfügbare Importordner, überwachte E-Mail-Postfächer, Desktop-Clients, Programmierschnittstellen und herstellereigene Konnektoren führen zu sehr unterschiedlichen Workflows. Ein Scanner allein stellt diese Verbindung nicht her.
Die Software sitzt zwischen Scanquelle und digitaler Akte
Ein vollständiger Dokumentenworkflow besteht aus mehreren Stationen. Der Scanner oder das Multifunktionsgerät erzeugt zunächst ein Bild beziehungsweise eine PDF-Datei. Die Capture-Software bereitet den Scan auf und ergänzt Informationen, die das DMS für die richtige Ablage benötigt. Erst danach landet das Dokument beispielsweise in einer Lieferantenakte, einem Rechnungseingang oder einem allgemeinen Postkorb.
- Der Scanner erfasst eine oder mehrere Seiten.
- Die Software richtet schiefe Seiten aus, entfernt Leerseiten und fasst zusammengehörende Blätter zu einem Dokument zusammen.
- Eine OCR erkennt den Text. OCR bezeichnet die Umwandlung eines gescannten Bildes in durchsuchbaren und maschinell auswertbaren Text.
- Dokumenttyp und Metadaten wie Belegnummer, Datum oder Aktenzeichen werden manuell ausgewählt oder automatisch erkannt.
- Eine Prüfstation fängt unklare Ergebnisse ab.
- Die Übergabe erfolgt an das DMS, das Berechtigungen, Versionen, Aufbewahrung und weitere Bearbeitung steuert.
Für einfache Ablagen sind nicht alle Stationen erforderlich. Wer nur unterschriebene Schreiben in eine bestehende Akte scannt, benötigt häufig eine zuverlässige Auswahl von Dokumentart und Zielakte. Bei eingehenden Rechnungen sind Erkennung, Validierung und die Übergabe strukturierter Felder wesentlich wichtiger.
Welche Softwareklassen für die Verbindung infrage kommen
Scanclient des vorhandenen DMS
DMS-Anbieter stellen häufig eigene Desktop-Komponenten oder Scanmodule bereit. Bei DocuWare kommen dafür je nach Systemausbau die zugehörigen Desktop- und Importfunktionen infrage. ELO-Umgebungen können mit den vorgesehenen Scan- und Importwerkzeugen arbeiten. Auch andere DMS-Plattformen bieten eigene Erfassungsclients, Importordner oder Module für die Dokumentenübernahme.
Diese Variante hat einen wesentlichen Vorteil: Ablagemasken, Benutzerrechte, Dokumenttypen und Indexfelder stammen unmittelbar aus dem DMS. Es ist keine zusätzliche Zuordnung zwischen zwei getrennten Datenmodellen nötig. Der Funktionsumfang bei automatischer Klassifizierung, komplexer Stapeltrennung und hochvolumiger Verarbeitung kann jedoch geringer sein als bei einer spezialisierten Capture-Plattform.
Ein DMS-Scanclient passt besonders gut, wenn bereits ein DMS feststeht, wenige Dokumentarten verarbeitet werden und Mitarbeiter die Zielakte am Scanarbeitsplatz auswählen dürfen.
Universelle Capture-Plattform
Sie eignen sich eher für zentrale Poststellen, mehrere Eingangskanäle oder Dokumentmengen, bei denen manuelle Ablage zu viel Zeit beansprucht. Die Übergabe an ein bestimmtes DMS muss über einen passenden Exportkonnektor, eine Programmierschnittstelle oder einen abgestimmten Importweg erfolgen. Produktname allein und DMS-Kompatibilität sind daher nicht gleichbedeutend.
Diese Plattformen benötigen gewöhnlich mehr Konzeption und Administration. Dokumentklassen, Felder, Erkennungsregeln, Fehlerbehandlung und Benutzerrollen müssen zum betrieblichen Ablauf passen. Der zusätzliche Aufwand lohnt sich nur, wenn die Automatisierung tatsächlich wiederkehrende Arbeit ersetzt.
Scannergebundene Erfassungssoftware
Dokumentenscanner werden oft mit einer herstellernahen Scan-Anwendung geliefert. Ein Beispiel ist PaperStream Capture im Umfeld kompatibler Scanner der fi-Serie. Solche Programme beherrschen typischerweise Scanprofile, Bildoptimierung, Stapelbildung und verschiedene Ausgabeziele. Der genaue Umfang hängt von Gerätegeneration, Softwareausgabe und Lizenz ab.
Scannergebundene Software kann eine wirtschaftliche Brücke sein, wenn das DMS einen überwachten Importordner bereitstellt. Die Scan-Anwendung legt Dateien und gegebenenfalls Indexinformationen dort ab; der DMS-Importdienst übernimmt sie anschließend. Für tiefe Ablagedialoge, komplexe Prüfprozesse oder die direkte Auswahl einer Akte ist diese Lösung oft weniger flexibel als ein DMS-eigener Client.
Multifunktionsdrucker mit Server- oder Cloud-Workflow
Ein Multifunktionsdrucker kann Dokumente an einen Netzwerkordner, ein Postfach oder einen Workflowdienst senden. Das Bedienfeld ersetzt dabei jedoch nicht automatisch eine vollständige Capture-Lösung. Die eigentliche OCR, Klassifizierung und Übergabe an das DMS kann auf einem Server oder in einem dafür vorgesehenen Dienst stattfinden.
Diese Bauform ist sinnvoll, wenn viele Beschäftigte an gemeinsam genutzten Geräten scannen. Vor einer Entscheidung muss geprüft werden, ob sich Benutzer sicher anmelden, Zielakten eindeutig wählen und Fehlzuordnungen korrigieren lassen. Ein allgemeines Ziel wie „DMS“ auf dem Display reicht für revisionskritische Abläufe nicht aus.
Vier Kandidatenklassen im gleichen Entscheidungsraster
Ein universeller Sieger lässt sich nicht seriös bestimmen, weil DMS, Scannerpark und Dokumentarten den Ausschlag geben. Die folgenden Optionen lassen sich dennoch anhand derselben fünf Punkte einordnen: Scanneranbindung, Erkennung, DMS-Übergabe, Prüfworkflow und Einführungsaufwand.
- DMS-eigener Scanclient: enge Verbindung zu Ablagemasken und Rechten, meist direkter Zugriff auf Dokumenttypen und Akten. Die Scanneranbindung muss zum verwendeten Treiber passen. Erkennung und Stapelverarbeitung reichen für einfache bis mittlere Abläufe, sind aber produkt- und lizenzabhängig. Der Einführungsaufwand bleibt meist überschaubar, wenn das DMS bereits eingerichtet ist.
- Tungsten Automation Capture: auf zentrale Erfassung, Trennung, Klassifizierung und Validierung ausgerichtet. Die DMS-Übergabe hängt von einem verfügbaren Konnektor oder einem eingerichteten Export ab. Für kleine Einzelarbeitsplätze kann der technische und organisatorische Aufwand unverhältnismäßig sein.
- ABBYY-Capture-Lösungen: Schwerpunkt auf OCR, Klassifizierung und Datenextraktion. Ein Prüfworkflow kann unsichere Erkennungsergebnisse zur manuellen Kontrolle vorlegen. Entscheidend ist, ob für das eingesetzte DMS eine geeignete Integration vorhanden ist oder entwickelt werden muss.
- PaperStream Capture mit DMS-Importordner: eng am kompatiblen Dokumentenscanner und dessen Scanprofilen ausgerichtet. Die Kopplung kann über definierte Ausgabeordner erfolgen. Das ist für klar strukturierte Arbeitsplatz- oder Stapelscans interessant, bietet aber nicht automatisch dieselbe Geschäftsprozesslogik wie eine zentrale Capture-Plattform.
Für einen einzelnen Scanplatz mit festem DMS ist der DMS-eigene Client meist der erste Kandidat. Für eine zentrale Eingangsstelle mit vielen Belegarten sind Tungsten- oder ABBYY-basierte Erfassungsplattformen eher prüfenswert. Ist bereits ein kompatibler Dokumentenscanner vorhanden und akzeptiert das DMS einen überwachten Ordner, kann die mitgelieferte Capture-Anwendung den kürzesten Integrationsweg bieten.
Die Schnittstelle entscheidet stärker als die OCR-Werbung
Eine hohe Erkennungsleistung nützt wenig, wenn die ermittelten Daten nicht zuverlässig in den richtigen DMS-Feldern landen. Vor einer Beschaffung sollte der Integrationsweg mit einem realen Testbestand nachgewiesen werden. Dabei sind fünf Übergabearten zu unterscheiden:
- Direkter Konnektor: Die Capture-Software kennt Dokumenttypen, Felder und Ablageziele des DMS. Das ist komfortabel, muss aber zur eingesetzten DMS-Version und Lizenz passen.
- Programmierschnittstelle: Dateien und Metadaten werden über eine API übergeben. Diese Variante ist flexibel, erfordert aber Entwicklung, Tests und eine geregelte Fehlerbehandlung.
- Überwachter Importordner: Die Capture-Software schreibt Dateien in ein Verzeichnis, das vom DMS eingelesen wird. Dieser Weg ist leicht nachvollziehbar, braucht jedoch Regeln für Dateinamen, Metadaten und unvollständige Übertragungen.
- E-Mail-Import: Das DMS übernimmt Anhänge aus einem festgelegten Postfach. Für geringe Anforderungen kann das genügen; detaillierte Indexierung und sichere Zuordnung müssen gesondert gelöst werden.
- Übergabe über strukturierte Begleitdaten: Neben PDF- oder Bilddateien werden Indexwerte in einem vereinbarten Datenformat übertragen. Beide Systeme müssen dabei dieselben Feldnamen, Wertebereiche und Zeichencodierungen verarbeiten.
Bei einem Importordner darf eine Datei nicht schon als erfolgreich verarbeitet gelten, nur weil sie dort sichtbar ist. Der Test ist erst bestanden, wenn das Dokument im DMS auffindbar ist, alle Indexwerte stimmen und ein absichtlich fehlerhafter Vorgang in einer erkennbaren Fehlerwarteschlange landet.
Scanner, Treiber und Scanquelle vorab abgleichen
Ein Arbeitsplatzscanner wird häufig über TWAIN oder ISIS angesprochen; unter Windows kann je nach Gerät und Anwendung auch WIA zum Einsatz kommen. Diese Schnittstellen sind nicht beliebig austauschbar. Die ausgewählte Capture-Software muss den Treiber des genauen Scannermodells unterstützen und benötigte Funktionen wie Duplexscan, automatische Formaterkennung und Mehrfacheinzugskontrolle tatsächlich ansprechen können.
Bei einem Multifunktionsdrucker läuft die Erfassung oft nicht über einen lokalen Scannertreiber. Das Gerät sendet die Datei stattdessen an ein Netzwerkziel oder einen Serverdienst. In diesem Fall muss geklärt werden, wie sich der Benutzer am Gerät identifiziert, wie das Ziel ausgewählt wird und wo fehlgeschlagene Übertragungen sichtbar werden.
Für die Prüfung sind die genaue Modellbezeichnung des Scanners, die installierte Treiberversion, das Betriebssystem und die unterstützten Scanquellen maßgeblich. Beim Softwareanbieter sollte gezielt in den Rubriken zu unterstützten Scannern, Importquellen, Exportkonnektoren und Systemvoraussetzungen gesucht werden. Eine allgemeine Aussage wie „TWAIN-kompatibel“ bestätigt noch nicht alle gerätespezifischen Funktionen.
Ein Pilotlauf zeigt, ob der Workflow tragfähig ist
Der Testbestand sollte die schwierigen Dokumente enthalten, nicht nur saubere Einzelblätter. Dazu gehören mehrseitige Schreiben, beidseitige Vorlagen, sehr dünnes Papier, schiefe Scans, handschriftliche Ergänzungen und ähnlich aufgebaute Dokumenttypen. Personenbezogene oder vertrauliche Inhalte dürfen nur in einer dafür freigegebenen Testumgebung verarbeitet werden.
- Lege fest, welche Dokumenttypen und DMS-Felder für den Pilotlauf benötigt werden.
- Scanne typische und schwierige Vorlagen über das vorgesehene Gerät.
- Prüfe Seitenausrichtung, Vollständigkeit, Duplexzuordnung und Dokumenttrennung.
- Kontrolliere OCR-Text und extrahierte Werte. Unsichere Ergebnisse müssen zur Prüfung gelangen, statt unbemerkt falsch abgelegt zu werden.
- Übergebe die Dokumente an eine Testakte und suche sie dort über Volltext sowie Indexfelder.
- Unterbrich testweise die Verbindung oder übergib ungültige Metadaten. Die Software muss den Fehler sichtbar protokollieren und eine erneute Verarbeitung ermöglichen.
- Prüfe abschließend, ob Benutzer im DMS nur die Dokumente sehen, für die sie berechtigt sind.
Der Pilotlauf ist erfolgreich, wenn nicht nur der Idealfall funktioniert, sondern auch Korrektur und Wiederanlauf beherrschbar sind. Eine unbemerkte Fehlablage ist im Dokumentenworkflow meist schwerwiegender als ein sichtbar abgebrochener Import.
Die passende Auswahl nach Einsatzlage
Bei wenigen Scanplätzen und einem bereits eingeführten DMS sollte zuerst dessen eigener Scan- oder Desktop-Client geprüft werden. Er vermeidet häufig eine zusätzliche Integrationsschicht und kann Ablagefelder unmittelbar bereitstellen.
Eine universelle Capture-Plattform ist die passendere Richtung, wenn mehrere Scanner, E-Mail-Eingänge oder andere Quellen zusammenlaufen, Dokumente automatisch unterschieden werden müssen und eine kontrollierte Validierung erforderlich ist. Der vorhandene DMS-Konnektor oder eine nachweisbar funktionierende API-Anbindung ist dabei ein Ausschlusskriterium.
Scannergebundene Software mit überwachten Importordnern bietet sich an, wenn feste Scanprofile genügen und das DMS Dateien zuverlässig aus einem definierten Eingang übernimmt. Für gemeinsam genutzte Multifunktionsdrucker muss zusätzlich eine sichere Benutzer- und Zielzuordnung am Bedienfeld vorgesehen sein.
Die Softwareauswahl sollte somit nicht bei der OCR beginnen, sondern beim gewünschten Zielzustand im DMS: richtige Akte, vollständige Metadaten, sichtbare Fehler und nachvollziehbare Verarbeitung. Erst eine durchgängige Probe vom Papier bis zum wiedergefundenen Dokument zeigt, ob Scanner, Capture-Software und DMS wirklich als ein Workflow arbeiten.
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