Die Auswahl sollte nicht allein nach Seiten pro Minute erfolgen. In einer Kanzlei bestimmen Druckvolumen, Papierwechsel, Scanabläufe, Vertraulichkeit, Ausfallsicherheit und die tatsächlichen Seitenkosten, ob ein Gerät im täglichen Betrieb funktioniert.
Die passende Geräteklasse aus dem Arbeitsaufkommen ableiten
Der erste Auswahlwert ist das monatliche Druck- und Kopiervolumen. Dafür werden nicht nur Rechnungen und Schriftsätze gezählt, sondern auch interne Entwürfe, Mandantenkopien, Anlagen, Formulare und Fehldrucke. Sinnvoll ist eine Auswertung der Seitenzähler vorhandener Geräte über mehrere typische Monate. Ein einzelner Spitzenmonat sollte zusätzlich festgehalten werden, weil Fristsachen, Jahresabschlüsse oder umfangreiche Verfahren die Belastung zeitweise deutlich erhöhen können.
Hersteller unterscheiden häufig zwischen einer technisch möglichen Maximalbelastung und einem empfohlenen monatlichen Volumen. Für die Auswahl ist das empfohlene Volumen aussagekräftiger. Die reguläre Kanzleimenge sollte innerhalb dieses Bereichs liegen und nicht dauerhaft an dessen Obergrenze. Ein hoch wirkender Maximalwert allein sagt wenig über Verschleiß, Tonerwechsel und störungsfreien Dauerbetrieb aus.
Drei Geräteklassen kommen typischerweise infrage:
- Kompaktes A4-Monochrom-Multifunktionsgerät: geeignet für ein kleines Team mit überwiegend schwarzweißen Dokumenten und überschaubaren Scanläufen. Grenzen sind meist die geringe Papierreserve, ein kleiner Ausgabebereich und häufigeres Nachfüllen von Toner.
- A4-Arbeitsgruppen-Multifunktionsgerät: die naheliegende Wahl für viele Kanzleien. Größere Papierfächer, schneller Duplexbetrieb, ein belastbarer Vorlageneinzug und Verbrauchsmaterial mit höherer Reichweite reduzieren Unterbrechungen.
- Bodenstehendes A3-Multifunktionssystem: sinnvoll, wenn A3-Vorlagen, mehrere fest bestückte Papierfächer, umfangreiche Kopiersätze oder zusätzliche Endverarbeitung benötigt werden. Ohne diese Anforderungen beansprucht es mehr Platz und kann den Betrieb unnötig verteuern.
Alle drei Klassen sollten nach denselben Punkten verglichen werden: empfohlenes Monatsvolumen, Papierreserve, Duplexleistung, Scanverfahren, Sicherheitsfunktionen und Gesamtkosten. So verhindert die Kanzlei, dass eine auffällige Einzelangabe wie die maximale Druckgeschwindigkeit die Entscheidung dominiert.
Papierhandling entscheidet über die Zahl der Unterbrechungen
Bei vielen Dokumenten ist eine ausreichende Papierkapazität wichtiger als ein kleiner Geschwindigkeitsvorteil. Wenn ein Gerät mehrfach am Tag Papier verlangt, verliert die Kanzlei Zeit und riskiert, dass ein umfangreicher Auftrag unvollständig in der Ausgabe liegt. Die gesamte Kapazität sollte zu den üblichen Auftragsgrößen passen und eine spürbare Reserve bieten.
Mindestens zwei getrennte Zuführungen sind empfehlenswert, wenn neben normalem A4-Papier regelmäßig Briefbogen, Recyclingpapier, farbige Trennblätter oder andere Formate genutzt werden. Das verhindert manuelle Wechsel und reduziert Verwechslungen. Eine zusätzliche Universalzufuhr ist für Umschläge oder selten verwendete Medien hilfreich, ersetzt aber kein vollwertiges Fach für häufig genutzte Papiersorten.
Zur Ausstattung gehören außerdem automatisch beidseitiger Druck und eine ausreichend große Papierausgabe. Bei langen Schriftsätzen sollte geprüft werden, ob der Duplexbetrieb seine Geschwindigkeit stark reduziert. Die beworbene Druckgeschwindigkeit bezieht sich nicht zwingend auf doppelseitige Seiten und kann je nach Papierformat, Auflösung und Dokumentinhalt abweichen.
Eine Heft- oder Sortierfunktion lohnt sich nur, wenn die entsprechenden Arbeitsschritte regelmäßig auftreten. Für gelegentliche Schriftsätze ist eine externe Heftung oft ausreichend. Bei vielen mehrteiligen Kopiensätzen kann eine Endverarbeitung dagegen Arbeitszeit sparen und die richtige Zuordnung der Unterlagen erleichtern.
Der Scanner muss zur Aktenmenge passen
In einer digital geführten Kanzlei ist der Scanner oft der Engpass. Ein automatischer Vorlageneinzug sollte mehrseitige Stapel verarbeiten und Vorder- sowie Rückseiten ohne manuelles Wenden erfassen. Besonders effizient ist ein Einzug mit zwei Scanzeilen, der beide Seiten in einem Durchlauf liest. Ein wendender Duplexeinzug kann ebenfalls beidseitig scannen, bewegt das Blatt dafür jedoch erneut durch den Einzug.
Die angegebene Zahl der Bilder pro Minute muss passend interpretiert werden: Eine beidseitig gescannte Seite erzeugt zwei Bilder. Werte verschiedener Geräte sind nur vergleichbar, wenn Auflösung, Farbmodus und ein- oder beidseitiger Betrieb übereinstimmen.
Für den Kanzleialltag zählen darüber hinaus folgende Scanmerkmale:
- Erkennung und Entfernung leerer Rückseiten, damit Akten keine unnötigen Leerseiten enthalten.
- Mehrfacheinzugserkennung, die auf zwei gleichzeitig eingezogene Blätter aufmerksam macht.
- Scanprofile für wiederkehrende Ziele wie Netzwerkordner, Dokumentenmanagement oder persönliche Postfächer.
- Durchsuchbare PDF-Dateien mittels Texterkennung, sofern diese Funktion im Gerät, in einer Zusatzsoftware oder im Dokumentenmanagement vorhanden ist.
- Definierbare Dateinamen und Trennfunktionen für größere Dokumentstapel.
OCR bezeichnet die Erkennung von Text in einem gescannten Bild. Sie macht aus einem Scan nicht automatisch ein fehlerfreies, inhaltlich geprüftes Dokument. Namen, Aktenzeichen, Beträge und Fristen müssen weiterhin kontrolliert werden. Vor dem Kauf sollte außerdem geklärt werden, ob durchsuchbare PDF-Dateien zur Grundausstattung gehören oder eine zusätzliche Lizenz benötigen.
Ein Test mit echten Kanzleiunterlagen ist aussagekräftiger als eine reine Datenblattprüfung. Dazu gehören dünne Blätter, doppelseitige Schreiben, Dokumente mit Stempeln sowie gemischte Stapel, soweit das Gerät solche Vorlagen laut Spezifikation unterstützt. Gebundene, beschädigte oder besonders empfindliche Originale gehören auf das Vorlagenglas und nicht in den automatischen Einzug.
Schwarzweiß, Farbe oder zwei getrennte Geräte?
Für große Textmengen ist ein Monochrom-Lasersystem häufig die wirtschaftlichere und einfacher zu kalkulierende Basis. Farbe ist sinnvoll, wenn farbige Anlagen, Diagramme, Markierungen oder Mandantenunterlagen regelmäßig in ihrer ursprünglichen Darstellung ausgegeben werden müssen. Die Entscheidung sollte anhand der tatsächlich benötigten Farbseiten fallen und nicht anhand des allgemeinen Wunsches nach größtmöglicher Ausstattung.
Bei hohem Schwarzweißvolumen und wenigen Farbdrucken kann eine Aufteilung sinnvoll sein: Das zentrale Monochromgerät übernimmt Schriftsätze und Aktenkopien, während ein kleineres Farbgerät für ausgewählte Dokumente bereitsteht. Dadurch werden teure Farbseiten nicht versehentlich über das Hauptsystem produziert. Zwei Geräte schaffen außerdem eine eingeschränkte Ausweichmöglichkeit bei einem Defekt, benötigen jedoch getrennte Verbrauchsmaterialien und mehr Verwaltungsaufwand.
Ein einziges Farb-Multifunktionssystem ist einfacher zu bedienen und zu betreuen. Es passt besser, wenn Farbdruck regelmäßig gebraucht wird und alle Arbeitsplätze denselben Ausgabeweg nutzen sollen. Vor der Entscheidung müssen Schwarzweiß- und Farbseitenpreise getrennt betrachtet werden, da der gemischte Monatswert sonst wenig aussagt.
Vertrauliche Unterlagen benötigen kontrollierte Ausgabewege
Mandatsbezogene Dokumente sollten nicht offen im Ausgabefach liegen. Eine Funktion für vertraulichen oder zurückgehaltenen Druck speichert den Auftrag vorübergehend und gibt ihn erst nach einer Freigabe am Gerät aus. Je nach Ausstattung erfolgt diese über PIN, Karte oder ein angebundenes Benutzerverzeichnis. Welche Form unterstützt wird, muss für das ausgewählte Modell und die installierte Konfiguration geprüft werden.
Auch Scanziele brauchen eine klare Zuordnung. Allgemeine Sammelordner und frei eingegebene E-Mail-Adressen erhöhen das Risiko von Fehlablagen. Besser sind zentral gepflegte Profile mit eindeutigen Zielnamen und passenden Zugriffsrechten. Das Gerät muss dabei zu den vorhandenen Netzwerk- und Anmeldungsverfahren passen. Eine beworbene Funktion wie Scan an E-Mail garantiert noch nicht, dass sie mit der verwendeten Kontokonfiguration oder dem Dokumentenmanagement zusammenarbeitet.
Zur technischen Auswahl gehören ferner verschlüsselte Übertragungsverfahren, Benutzerverwaltung, Protokollierungsmöglichkeiten und geregelte Lösch- beziehungsweise Speicherfunktionen. Eine interne Festplatte oder ein Gerätespeicher ist nicht automatisch problematisch, muss aber in das Sicherheits- und Löschkonzept der Kanzlei einbezogen werden. Bei Leasingrückgabe oder Verkauf sollte vertraglich und technisch geklärt sein, wie gespeicherte Daten entfernt werden.
Die Schnittstellen vor dem Kauf mit der Kanzleisoftware prüfen
Ein geeigneter Kanzleidrucker muss nicht nur drucken, sondern in die vorhandenen Arbeitsabläufe passen. Netzwerkanschluss per Ethernet ist für ein zentral genutztes Gerät meist die stabilere Grundlage. WLAN kann ergänzend sinnvoll sein, sollte aber nicht die einzige Verbindung sein, wenn viele Arbeitsplätze und umfangreiche Aufträge davon abhängen.
Vor Bestellung oder Leasing empfiehlt sich ein begrenzter Funktionstest:
- Ein längeres Dokument aus der regelmäßig verwendeten Kanzleisoftware ein- und doppelseitig ausgeben.
- Mehrere Papierquellen gezielt ansteuern und prüfen, ob Briefbogen und Normalpapier richtig zugeordnet werden.
- Einen doppelseitigen Aktenstapel scannen, die Vollständigkeit kontrollieren und die Datei am vorgesehenen Ziel öffnen.
- Eine durchsuchbare PDF erzeugen und prüfen, ob Aktenzeichen sowie typische Namen auffindbar sind.
- Einen vertraulichen Druckauftrag senden, am Gerät freigeben und anschließend kontrollieren, ob er nicht erneut abrufbar bleibt.
- Die vorgesehenen Benutzerrechte und Scanprofile mit einem normalen Kanzleikonto testen, nicht nur mit einem Administratorkonto.
Wenn eine dieser Prüfungen scheitert, sollte nicht vorschnell ein stärkeres Gerät gewählt werden. Zuerst ist zu unterscheiden, ob die Funktion im Gerät fehlt, eine Lizenz benötigt, falsch eingerichtet ist oder vom eingesetzten Dokumentenmanagement nicht unterstützt wird.
Leasing und Kauf über die Gesamtkosten vergleichen
Bei hohem Volumen sind Anschaffungspreis oder monatliche Leasingrate allein keine ausreichende Vergleichsbasis. Toner, Trommeln oder andere Verschleißteile, Wartung, Vor-Ort-Service, enthaltene Seiten und Mehrseitenpreise können den größeren Kostenanteil ausmachen. Papier und Strom sind nicht in jedem Angebot enthalten und sollten im Vergleich einheitlich behandelt werden.
Eine brauchbare Monatsrechnung lautet:
Monatskosten = feste Monatsrate + (Schwarzweißseiten pro Monat × Preis je Schwarzweißseite) + (Farbseiten pro Monat × Preis je Farbseite) + nicht enthaltene Zusatzkosten.
Ein rein rechnerisches Beispiel mit frei gewählten Werten: Eine Kanzlei setzt 8.000 Schwarzweißseiten und 500 Farbseiten pro Monat an. Die feste Rate beträgt beispielhaft 140 Euro, eine Schwarzweißseite 0,012 Euro und eine Farbseite 0,09 Euro. Nicht enthaltene Zusatzkosten werden für dieses Beispiel mit 0 Euro angesetzt.
Monatskosten = 140 Euro + (8.000 Seiten × 0,012 Euro je Seite) + (500 Seiten × 0,09 Euro je Seite) + 0 Euro = 281 Euro pro Monat. Der Zahlencheck für zwölf Monate ergibt 281 Euro × 12 Monate = 3.372 Euro pro Jahr.
Diese Werte bilden keinen Marktpreis ab. In die Rechnung gehören die Zahlen aus dem jeweiligen Angebot sowie das eigene gemessene Volumen. Zusätzlich muss geprüft werden, ob Mindestabnahmen, Freiseiten, unterschiedliche Zähler für Formate, Nachberechnungen oder automatische Verlängerungen vorgesehen sind.
Für ein Leasing- oder Serviceangebot sollten außerdem Reaktionszeit, Ersatzgerät, Lieferung von Verbrauchsmaterial, Arbeitskosten, Anfahrt und der Umgang mit verschlissenen Einzugsteilen schriftlich geklärt sein. Der Startzähler des Geräts gehört in das Übergabeprotokoll. Bei Vertragsende sind Endzähler, Gerätezustand, Zubehör und die vereinbarte Datenlöschung zu dokumentieren.
Eine belastbare Kanzleikonfiguration
Für eine Kanzlei mit vielen A4-Dokumenten ist ein Arbeitsgruppen-Multifunktionsgerät mit Laserdruck, automatischem Duplexdruck, beidseitigem Vorlageneinzug, mehreren Papierfächern und geschützter Druckfreigabe die tragfähige Ausgangskonfiguration. Farbe, A3, Heftung und zusätzliche Scanlizenzen sollten nur ergänzt werden, wenn reale Abläufe sie rechtfertigen.
Bei besonders hohem Aufkommen ist nicht automatisch das größte Einzelgerät die beste Lösung. Zwei passend verteilte Systeme können Wege verkürzen und einen begrenzten Notbetrieb ermöglichen. Ein zentraler Hauptdrucker plus kleineres Ausweichgerät ist oft robuster als die vollständige Abhängigkeit von nur einem System. Entscheidend bleibt, dass beide Geräte in die Kanzleisoftware, das Berechtigungskonzept und den Verbrauchsmaterialprozess passen.
Fragen zu besonderen Kanzleianforderungen
Ist eine Faxfunktion noch erforderlich?
Das hängt von den Kommunikationswegen der Kanzlei und ihrer Mandanten ab. Wird Fax weiter benötigt, sollte geklärt werden, ob ein physisches Faxmodul, ein zentraler Faxdienst oder eine Integration in die bestehende Kommunikationslösung vorgesehen ist. Eine Telefonbuchse am Gerät allein belegt noch nicht, dass der gewünschte digitale Empfang, die Benutzerzuordnung oder die Archivierung unterstützt wird.
Braucht jede Abteilung ein eigenes Multifunktionsgerät?
Eigene Geräte sind sinnvoll, wenn vertrauliche Ausgaben räumlich getrennt bleiben müssen, lange Wege den Ablauf stören oder verschiedene Teams gleichzeitig große Aufträge verarbeiten. Gegen eine starke Verteilung sprechen zusätzliche Wartung, mehr Tonervarianten und schwerer kontrollierbare Zähler. Häufig genügt ein leistungsfähiges Hauptsystem mit einem kleineren Ausweichgerät an einem gezielt gewählten Standort.
Was ist bei Originalen mit Notizen, Stempeln oder ungewöhnlichen Formaten zu beachten?
Solche Unterlagen sollten vor der Stapelverarbeitung gesichtet werden. Haftnotizen, gefaltete Ecken, Heftklammern und beschädigte Kanten können den Einzug stören oder Informationen verdecken. Empfindliche Originale werden einzeln über das Vorlagenglas erfasst. Bei farblich wichtigen Markierungen sollte ein Testscan zeigen, ob Farbmodus, Auflösung und Komprimierung die Information ausreichend erhalten.
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